這些政策的適用對象為誰?

適用於所有的員工(包括兼職、外聘、約聘、臨時工、代理機構、合法志工),以及在Gardien廠區工作的承包商,如代理機構職員、建商、建築工、送貨司機。此外還包括供應商,以及在他們的廠區提供服務給Gardien的簽約廠商,如技術夥伴。

政策目標

  • 提供舉報管道,讓您有信心提出憂慮的情事,您將收到任何形式的回饋
  • 確保您會收到舉報情事的回應,若您不滿意答覆,您也知道該如何繼續追蹤下去
  • 若您有理由相信您是善意揭發的話,我們將保護您免受報復或迫害

應舉報的情事有哪些?

  • 違法行為
  • 違反正義
  • 對大眾和其他員工存在健康和安全上的風險
  • 破壞環境
  • 擅自使用公司資金
  • 涉嫌欺詐和貪腐行為
  • 客戶的性虐待或身體虐待
  • 其他不道德的行為

注意:員工尚有其他申訴程序可遵循,例如對雇用有所抱怨的話可依循「就業申訴程序」。此處所述的舉報政策也不應取代公司對大眾開放的其他「投訴程序」。

保衛和迫害

Gardien承認下定決心舉報並不容易。若您說的是真的,你應該沒什麼好怕的,因為你是善盡你對雇主和服務對象的責任。
Gardien不能容忍任何騷擾或迫害情事(包括非正式壓力),當您善意舉報時,Gardien也會採取適當行動保護你。

保密

所有的問題將被保密處理,我們也將盡一切努力隱藏您的身分,若您希望如此的話。但在適當的時機,你可能需要出面作證。
若可能的話,本政策鼓勵您記名舉報。請注意:

  • 員工必須善意揭發
  • 員工必須相信舉報情事充分為真
  • 員工不得惡意或不實舉報
  • 員工不得謀求任何私利

如何舉報

正常情況下,第一步應以口頭或書面形式向你的直屬主管/經理舉報。這可能取決於涉及情事的嚴重性和敏感性,以及該弊端的嫌疑人。舉例來說,若你相信管理階層牽涉其中,那你應該直接向董事長密報。

您可撥打密電+447801-217490,或請寄送電郵給Richard.Horsman@Gardien.com。

GARDIEN 舉報政策

1.序言

1.1員工往往是第一個知曉Gardien內部可能會有什麼嚴重錯誤的人,但他們可能不會表達憂心的情事,因為他們覺得說出來會背叛自己的同事或公司。他們可能也會擔心被騷擾或迫害。在這些情況下,忽略而不去舉報弊端可能容易得多。

1.2 Gardien以公開、廉潔和責任的最高可能標準自律。依循該承諾,我們期望那些憂心Gardien任何面向的員工,以及與我們有往來的其他人,能夠挺身言明他們憂心的情事。我們同意大部分的案件都將在保密基礎上進行。

1.3 本政策明文指出您有權舉報,不用擔心隨後被迫害、遭到歧視或不利。舉報政策旨在鼓勵、允許員工舉發Gardien內部的嚴重問題,而不只是監看問題或站在局外發聲而已。

1.4 本政策適用於所有的員工以及在Gardien廠區工作的承包商,如代理機構職員、建商、承包商。此外還包括供應商,以及在他們的廠區提供服務給Gardien的簽約商,如技術夥伴。

1.5 此處所述的程序在Gardien的投訴程序及其他適用於公司的法定提報程序之外。您有責任讓其他員工知曉這套程序的存在。

2. 政策的目標和範圍

2.1 本政策旨在:

鼓勵您有信心質疑、舉報嚴重情事
提供舉報管道,讓您有信心提出憂慮的情事,您將收到任何形式的回饋
確保您會收到舉報情事的回應,若您不滿意答覆,您也知道該如何繼續追蹤下去
若您有理由相信您是善意揭發的話,我們將保護您免受報復或迫害

2.2 尚有其他恰當程序讓員工提出「就業申訴」,舉報政策旨在補足其他申訴程序規範不足的嚴重情事。包括:

違法行為
違反正義
對大眾和其他員工存在健康和安全上的風險
破壞環境
擅自使用公司資金
涉嫌欺詐和貪腐行為
客戶的性虐待或身體虐待,或
其他不道德的行為

2.3 因此,在此舉報政策下,您可舉報Gardien的官員或成員、或Gardien的其他代表人提供的服務或行為的任何面向等嚴重情事。這可能會是:

按您已知的標準、經驗或您認為公司會同意的標準,令你感到不舒服的情事;或是
違反 Gardien做法和政策的情事;或
低於既有實施標準的情事;或
等同於不當行為的情事

2.4本政策不能取代Gardien既有的其他申訴程序。

3. 保衛

3.1 騷擾或迫害

3.1.1 Gardien 承諾以良好常規和高標準自律,並盼望成為員工的支持。

3.1.2 Gardien承認下定決心舉報並不容易。如果你說的是真的,你應該沒什麼好怕的,因為你是善盡你對雇主和服務對象的責任。

3.1.3 Gardien不能容忍任何騷擾或迫害情事(包括非正式壓力),當您善意舉報時,Gardien也會採取適當行動保護你。

3.1.4 任何潛在弊端指控的調查行動不會干擾已發生在您身上的懲戒或冗餘程序,或受其干擾。

4. 保密

4.1所有的問題將被保密處理,我們也將盡一切努力隱藏您的身分。但在適當的時機,你可能需要出面作證。

5. 匿名指控

5.1 若可能的話,本政策鼓勵您記名舉報。

5.2 匿名舉報較無效力,但Gardien還是會考慮裁決。

5.3 行使裁決的考量因素取決於:

舉報情事的嚴重性
舉報情事的可靠度
向事由來源確認該指控的可能性

6. 不實指控

6.1 若您出於善意指控,經查未能證實,您不會受到懲戒。但若您的指控是出於輕浮、惡意或私利的話,您可能會受到懲戒。

7. 如何舉報某情事

7.1 正常情況下,第一步應以口頭或書面形式向你的直屬主管/經理舉報。這取決於涉及情事的嚴重性和敏感性,以及該弊端的嫌疑人。舉例來說,若你相信管理階層牽涉其中,那你應該直接找公司董事長(監督官)。

7.2 請以口頭或書面形式舉報。欲以書面舉報者請依照以下格式:

舉報情事的背景和緣由(請註明相關日期);
您特別憂心該情事的理由

7.3 越早表達越容易採取對應行動。

7.4 雖然您無須證明舉報情事的真實性,但您還是得向聯繫人說明您的合理根據。

7.5 寄送電郵到Richard.Horsman@Gardien.com、或撥打+44 +44 7801-217490,以獲取如何追蹤舉報情事的建議/指導。

若你最後還是覺得事情必須在Gardien以外處理,請參見本政策第10點的接洽單位。

7.6 您不妨先與一位同事討論您憂慮的情事,若有兩或多名同事都有同樣的經驗或擔憂,做出舉報可能較為容易。

7.7 您可邀請你的工會、職業協會代表或一名朋友列席任何與舉報情事有關的會議或訪談。

8.  GARDIEN將如何回應

8.1 Gardien 將會回應您的舉報。切記,測試您舉報的情事並不等於做出接受或拒絕等回應。

8.2 在適當情況下,舉報情事可能:

由管理階層、內部審計單位,或透過懲戒程序來調查。
轉給警方
轉給外部審計單位
變成獨立審訊案件

8.3 為了保護舉報人和被舉報人,將做出「初步審訊」以決定是否介入調查,若果,又將採取何形式。Gardien的首要原則永遠是公眾利益優先。正常情況下,屬於特定程序的情事或指控將轉由該程序處理(例如兒童保護或歧視問題)。

8.4  有些情事可依協議解決,無須再調查。此特別適用於緊急情況。
8.5 負責人會在十個工作天內寫信給您,內容包括:
承認已收到舉報情事
表明我們打算如何處理此事
估計需要多長的回應時間
說明是否有任何的初步審訊
依員工支持機制提供資訊給您,以及
說明是否會採取進一步的調查,若否,理由為何

8.6舉報情事涉及的聯絡官員數取決於情事本身、涉及的潛在困難度和提供的資訊透明度。如有必要,Gardien會向你索取進一步的資訊。

8.7 若您希望離廠開會的話,可由一名工會、專業協會代表或朋友陪同前往。

8.8 Gardien 將採取能將您可能經驗到的任何困難最小化的步驟。舉例來說,若您被要求在刑事或懲戒訴訟中作證的話,Gardien將引導您獲取有關程序的建議。

8.9 Gardien明白您必須確知該情事會被妥善解決。因此,囿於法律限制,我們會通知您任何的調查結果。

9. 負責官員

9.1 公司董事長(監督官)對本政策的維護和運作負有全盤責任。該名董事長須紀錄舉報情事及其結果(以不危及舉報人隱私的形式),並會對Gardien做必要的報告。

10. 進一步處理

10.1 本政策旨在提供您Gardien的內部舉報管道。Gardien希望你會滿意我們的答覆。若否,且您覺得應將問題帶到Gardien以外的話,以下是可能的接洽單位:

外部審計單位
你的工會
您當地的公民諮詢局或商業改進局
相關專業機構或監管機構
相關志願組織
警方

10.2 如果你是在公司以外談這些事情,你要保證不會洩露公司的機密資訊。請囑咐接洽單位請勿洩漏Gardien的機密資訊。